Tầm quan trọng của bài thuyết trình

Là một nhà quản lý, một người lãnh đạo, hay một nhân viên kinh doanh hoặc thậm chí bất kỳ một vị trí nào trong công ty, bạn cũng đều cần biết về thuyết trình. Có một số người thích thuyết trình vì họ giỏi về việc này, nhưng có một số người lại rất ghét phải làm điều này. Là một nhà thuyết trình, bài diễn thuyết của bạn phải thực sự tạo một hình ảnh sâu đậm trong tâm trí người nghe rằng bạn là một nhà thuyết trình vĩ đại và là một người đáng để nhớ, hoặc nếu không họ sẽ nhớ đến bạn là một người thuyết trình tồi, không đáng để nghe. Bài thuyết trình có thể tạo nên con người bạn, thương hiệu cá nhân của bạn, sự nghiệp của bạn, và thành công kinh doanh của bạn… hoặc là chẳng có gì hết.

Khán giả chỉ thực sự bị thuyết phục bởi những bài diễn thuyết đem lại được hành động sau khi họ nghe.

Nếu bạn có thể làm cho bài thuyết trình của bạn trở thành chất xúc tác thúc đẩy một dự án thành công hoặc kích thích con người thay đổi, thì đó là lúc bạn đặt được một vết hằn in trong tâm trí khán giả bạn là một người xứng đáng để họ lắng nghe.

Làm thế nào để thuyết phục mọi người hành động?

Bạn cần phải bắt đầu từ đâu để tạo nên một bài diễn thuyết có tầm ảnh hưởng lớn? Trước hết chúng ta phải suy xét một trong những của Stephen Covey, tác giả của cuốn sách nổi tiếng “7 thói quen của người thành đạt“, ông nói rằng: “Bắt đầu bằng cái kết trong tâm trí”. Một bài thuyết trình có tính thuyết phục phải nói rõ bạn đang thuyết phục họ theo hướng nào.

Vì vậy trước khi bạn bắt đầu viết những slide đầu tiên, hãy ngồi xuống cùng với quyển sổ nhỏ và trả lời những 3 câu hỏi dưới đây:

• Tôi muốn khán giả của tôi nghĩ gì khi buổi thuyết trình kết thúc?

• Tôi muốn họ cảm nhận như thế nào sau đó?

• Họ sẽ hành động khác như thế nào nếu họ thực hiện những ý tưởng này?

Những câu trả lời cho 3 câu hỏi này (suy nghĩ, cảm nhận, hành động) sẽ giúp bạn có một cái nhìn cực kỳ tổng quan những gì bạn cần phải nói trong bài thuyết trình của mình để đạt được những kết quả mong muốn.

Áp dụng 3 câu hỏi này để chuẩn bị bài thuyết trình như thế nào?

Ví dụ thực tế về một khách hàng của tôi chuẩn bị cho một bài giới thiệu một dự án cải tiến cho một trong những tổ chức tài chính nổi tiếng thế giới. Cô ấy viết bài thuyết trình với mục đích rất đơn giản: hướng dẫn họ về dự án.

Bạn sẽ nhận thấy đây là một lỗi rất cơ bản mà nhiều người vẫn mắc phải. Họ rơi vào cái bẫy với lòng tin rằng chỉ cần hướng dẫn khán giả về những thông tin thực tế về dự án là đủ mang tính thuyết phục. Tất nhiên, tôi cũng đảm bảo với bạn rằng lối suy nghĩ đó thực sự là sai lầm. Không ai hoàn toàn bị thuyết phục chỉ bằng những thông tin thực tế.

Thông tin thực tế chỉ có tính thuyết phục khi đi cùng với một tầm nhìn rõ ràng trong tương lai (tốt hay xấu), những câu chuyện khơi gợi cảm xúc, một sự tương đồng, hay một trải nghiệm cá nhân.

Đó là lý do tại sao nhiều bài diễn thuyết nhạt nhẽo như ăn bánh mì thiếu muối.

Khi xem qua 3 câu hỏi, cô ấy ngay lập tức nhận thấy khoảng trống trong bài thuyết trình của mình. Cô ấy muốn họ sẽ nghĩ đây là một cơ hội cực kỳ tốt để làm kinh doanh, vì vậy chúng tôi bồi thêm vào một số phần nói rõ doanh nghiệp sẽ đình trệ như thế nào nếu không thực hiện dự án này. Chúng tôi tạo ra những dự báo rõ ràng(với những cốt truyện) về những điều sẽ có thể xảy dù họ có quyết định hướng về phía trước hay không.

Cô ấy muốn họ cảm thấy hào hứng về dự án này, thay vì cảm thấy bị áp đặt hay nặng nợ vì một điều gì đó mới mẻ. Vì vậy, chúng tôi thêm vào một phần của bài thuyết trình về các lợi ích cho các phòng ban, các nhóm trong công ty. Chúng tôi cũng chuyển phạm vi xuống thành mức mang tính cá nhân hơn để trả lời câu hỏi «tôi được lợi ích gì?»

Rồi cô ấy nhận thấy rằng lời thúc giục hành động trong bài thuyết trình của cô ấy vẫn còn quá mơ hồ. Chỉ rất đơn giản “Chúng ta hãy hành động”. Tôi nói với cô ấy rằng cô sẽ thúc đẩy hành động tốt hơn nhiều nếu đưa ra cho họ những bước hành động rõ ràng hơn. Vì vậy cô ấy kết thúc bài thuyết trình với một bản “Hướng dẫn Hành động” ghi rõ những bước chi tiết khi nào các bên cần thực hiện công việc.

Thậm chí trước khi mang bài thuyết trình này ra kêu gọi công ty ký duyệt thực hiện dự án này, cô ấy cũng đã có thể nhìn thấy rõ bài thuyết trình của mình mang tính thuyết phục hơn rất nhiều chỉ bằng cách trả lời 3 câu hỏi trên.

Vậy trước khi bạn bắt đầu bài thuyết trình của mình, hãy nhớ 3 câu hỏi SUY NGHĨ, CẢM NHẬN, và HÀNH ĐỘNG. Chắc chắn nó sẽ tạo ra 3 đòn bẩy thuyết phục người nghe với những ý tưởng của bạn.