Nhiều chủ doanh nghiệp thổ lộ với tôi trong các buổi huấn luyện doanh nghiệp rằng họ vẫn luôn gặp vấn đề về sắp xếp thời gian giải quyết công việc sao cho ổn thỏa. Tất nhiên, ngoài kỹ năng xử lý công việc ra, khả năng sắp xếp thời gian sao cho hợp lý cũng rất quan trọng. Do vậy, tôi thường giải thích với họ cách hiểu khác về thời gian sao cho quản lý thời gian một cách hiệu quả nhất. Đó là quản lý theo thời gian thực.

Đôi lúc trong cuộc sống bạn tham gia các lớp học về quản lý thời gian, hoặc đọc những cuốn sách hướng dẫn cách làm thế nào, và bạn cũng đã dùng nhiều cách lập kế hoạch điện tử hoặc trên giấy để sắp xếp, ưu tiên và lên lịch làm việc trong ngày. Rồi khi bạn rối bù lên và bạn bắt đầu thắc mắc «Tại sao với đầy đủ phương tiện và kiến thức đang có mà mình vẫn cảm thấy không thể làm hết được mọi thứ mình cần?»

Câu trả lời rất đơn giản. Mọi thứ bạn đã học về quản lý thời gian đều không hợp lý với bạn bởi vì nó không hiệu quả.

Để quản lý được thời gian, bạn cần phải hiểu thời gian là gì. Một cuốn từ điển sẽ định nghĩa thời gian là một khái niệm để diễn tả trình tự các sự kiện và khoảng kéo dài của nó. Ta đơn giản hóa nó thời gian là khi điều gì đó xảy ra.

Dựa vào định nghĩa, tôi chia thời gian ra làm 2 loại: Thời gian đồng hồ và thời gian thực.

• Thời gian đồng hồ có 60 giây mỗi phút, 60 phút mỗi giờ, 24 giờ mỗi ngày và 365 ngày mỗi năm. Thời gian trôi đi công bằng với tất cả mọi người. Khi ai đó 40 tuổi, thì họ đúng 40 tuổi, không hơn không kém.

• Thời gian thực. Thời gian thực chỉ là tương đối. Thời gian trôi nhanh hay chậm lại phụ thuộc vào việc bạn đang làm là cái gì. 2 giờ ngồi đợi người yêu có thể dài như 2 năm. Và đứa con 2 tuổi của chúng ta dường như lớn lên chỉ trong 2 giờ.

Bạn sống ở thế giới nào thì thời gian của bạn là loại đó, thời gian thực hay thời gian đồng hồ?

Lý do mà các phương tiện và hệ thống quản lý thời gian không hiệu quả là bởi vì những hệ thống này được thiết kế quản lý thời gian đồng hồ. Thời gian đồng hồ là không thích hợp. Bạn không sống trong đó và thậm chí không tiếp cận được thời gian đồng hồ. Bạn không quản lý được thời gian mà chỉ chạy theo nó. Vì dụ bạn có dùng nó hay không thì thời gian vẫn trôi qua.

Thực tế thì bạn đang sống trong thời gian thực. Đó là một thế giới mà bạn sẽ thấy thời gian trôi nhanh như một chiếc lá bay khi bạn đang vui vẻ và nó sẽ chậm lại khi bạn đang chịu đựng một điều gì đó.

Tất nhiên tôi có tin tốt cho bạn rằng thời gian thực chỉ là tâm lý. Nó tồn tại giữa đôi tai của chúng ta. Bạn chính là người tạo ra thời gian thực. Và bất kỳ điều gì chúng ta tạo ra, thì ta có thể quản lý nó. Đã đến lúc cần phải rũ bỏ tâm lý chống đối hay tự ti vì bạn cho rằng «không đủ thời gian» hoặc hôm nay «không phải lúc để» làm việc gì đó quan trọng.

Chỉ có duy nhất 3 cách để sử dụng thời gian của bạn thật hiệu quả, đó là: Suy nghĩ, Giao tiếp và Hành động. Dù bạn đang điều hành bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào, công việc của bạn đều bao gồm 3 điều này.

Khi làm một việc gì đó, bạn thường bị gián đoạn hoặc tâm trí chạy đi đâu đó. Trong khi mọi gián đoạn vẫn xảy đến với bạn, thì bạn vẫn có thể quyết định bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian làm việc này, và bạn dành bao nhiêu thời gian để suy nghĩ, giao tiếp và hành động để đi tới thành công.

Quản lý thời gian thực hiệu quả

Bạn có thể vận dụng một số phương pháp dưới đây để quản lý thời gian thực của bạn.

1. Luôn mang theo một cuốn sổ và ghi lại suy nghĩ, giao tiếp và các hành động cho một tuần. Điều này sẽ giúp bạn hiểu bạn có thể làm được bao nhiêu việc trong một ngày và những khoảnh khắc quý giá của bạn đi đâu về đâu. Bạn sẽ thấy bạn thực sự dùng bao nhiêu thời gian để đạt được kết quả công việc và bao nhiêu thời gian lãng phí vào những việc việc vô bổ.

2. Bất kỳ hành động hay giao tiếp nào quan trọng với thành công sự nghiệp của bạn thì hãy dành thời gian cho nó.

3. Hãy dùng ít nhất 50% số thời gian vào suy nghĩa, hành động và giao tiếp mà có thể tạo ra nhiều kết quả công việc cho bạn nhất.

4. Lên lịch cho sự gián đoạn. Lập kế hoạch cho thời gian bạn bị lôi kéo sang việc khác.

5. Dành riêng 30 phút đầu tiên trong ngày để lập kế hoạch công việc cho cả ngày. Bạn không nên bắt đầu ngày mới khi chưa hoàn thành lên lịch làm việc trong ngày. Thời gian quan trọng nhất trong ngày là thời gian bạn dành cho việc lên lịch làm việc.

6. Dành 5 phút trước khi làm công việc gì đó hoặc trước một cuộc gọi điện đến khách hàng để xem xét bạn sẽ đạt được điều gì. Việc này sẽ giúp bạn biết trước thành công sẽ như thế nào trước khi bạn bắt đầu. Và lúc đó thời gian sẽ chậm lại. Hãy dành 5 phút sau công việc đó để xem lại xem bạn đã đạt được kết quả đó chưa. Nếu chưa, vậy còn thiếu cái gì? Bạn cần phải chỉnh sửa lại những gì trong lần tới?

7. Đặt lên cửa bảng «Vui lòng không làm phiền» khi bạn thực sự cần làm cho xong việc gì đó.

8. Đừng vội trả lời điện thoại chỉ vì chuông đang kêu hay mở ngay email ra khi nó vừa mới tới. Hãy tắt tin nhắn, đừng quan tâm tới mọi người xung quanh ngay lập tức chỉ trừ khi có điều gì đó cực kỳ quan trọng liên quan tới việc của bạn. Thay vào đó, hãy lập thời gian trả lời email và trả lời cuộc gọi nhỡ. Ví dụ, tôi luôn kiểm tra và trả lời email vào lúc 10 giờ sáng và 4 giờ chiều hàng ngày.

9. Hãy nhớ rằng bạn không thể làm mọi thứ. Và bạn cũng cần nhớ rằng 20% suy nghĩ, giao tiếp và hành động của bạn sẽ mang lại 80% kết quả tích cực.

Hãy vận dụng những phương pháp này, chúng sẽ giúp bạn thành công trong cuộc sống.

Chuyên gia Huấn luyện Doanh nghiệp
ActionCOACH Việt Nam, tại Hà Nội